Laatste aanpassing: 14 maart 2023 – v 1.0

Deze "Privacy Policy" regelt de verwerking van persoonsgegevens door Something Green BV, met maatschappelijke zetel te Blindestraat 24, 2800 Mechelen en ingeschreven in de K.B.O onder nummer 0797.682.765 die de Verwerkingsverantwoordelijke is.

Lees deze Privacy Policy aandachtig door, want het bevat essentiële informatie over hoe wij jouw persoonsgegevens verwerken.

Wij stellen ons aan de hand van deze Privacy Policy in regel met de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens.

1. Welke persoonsgegevens verwerken we?

‘Gegevensverwerking’ betekent: elke mogelijke bewerking die op persoonsgegevens wordt uitgevoerd, zoals verzamelen, gebruiken, ordenen, bewaren, wijzigen, actualiseren, opvragen, raadplegen, verspreiden, archiveren, wissen, beheren, vernietigen of meedelen.

Afhankelijk van jouw relatie tot ons, deel je ons volgende persoonsgegevens mee:  

• Contactformulier website: naam, email, telefoon;
• Indien je ons contacteert (bv. per mail, telefoon,…): de persoonsgegevens die je ons zelf overmaakt;
• Klantenprofiel: naam, contactgegevens (emailadres en telefoonnummer), adres, leveringsadres (indien verschillend);
• Nieuwsbrief: emailadres;
• Sollicitatie: cv en motivatiebrief;
• Online surfgedrag; cookies. Hiervoor verwijzen we naar onze cookie policy. 

2. Wat zijn de doeleinden en rechtsgrond voor de verwerking?

Nadat je ons hebt gecontacteerd per mail, telefoon of via ons contactformulier, verwerken wij jouw persoonsgegevens om je verzoek te  kunnen beantwoorden op basis van jouw toestemming.

We kunnen jouw persoonsgegevens daarnaast verwerken om de overeenkomst te kunnen uitvoeren die tussen ons tot stand kwam, om vervolgens een factuur op te maken op basis van de uitvoering van een overeenkomst tussen ons en tot slot onze boekhouding te voeren op basis van onze wettelijke verplichting.

Als je bij ons solliciteert verwerken wij jouw persoonsgegevens om je kandidatuur te kunnen evalueren op basis van jouw toestemming.

Naast de gegevens van klanten en sollicitanten verwerken wij ook persoonsgegevens van andere personen, zoals nuttige contacten binnen onze sector, netwerkcontacten,… De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten en public relations. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of in sommige gevallen de uitvoering van een overeenkomst. 

Je bent niet verplicht om je persoonsgegevens in alle gevallen vrij te geven, maar begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten onmogelijk is wanneer je de verwerking weigert.

De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen voor direct marketing worden gebruikt wanneer je hiervoor toestemming hebt verleend.

3. Hoe beveiligen we jouw persoonsgegevens?

We hebben voldoende technische en organisatorische maatregelen getroffen om een veilige verwerking van jouw persoonsgegevens te garanderen. Deze maatregelen stemmen overeen met de aard van de persoonsgegevens en zijn evenredig met de mogelijke ernst van het risico. Het risico op accidentele of ongeoorloofde vernietiging, verlies, wijziging of toegang tot en enige andere ongeoorloofde verwerking van de gegevens is tot een minimum beperkt.

Jammer genoeg kan geen enkel risico volledig worden vermeden. Indien ongeoorloofde toegang wordt verkregen tot de IT-systemen van Something Green zullen we onmiddellijk alle mogelijke maatregelen treffen om de schade aan en/of de diefstal van de gegevens tot een minimum te beperken en de betrokken partijen te informeren.

4. Het verkopen of doorgeven van gegevens aan derde partijen

Something Green zal jouw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals omschreven in deze Privacy Policy, of op basis van een wettelijke verplichting of in geval van jouw voorafgaande toestemming.

In bepaalde gevallen kan het wel voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen. Wij zullen in redelijkheid trachten jou van tevoren hierover te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

Bij gehele of gedeeltelijke reorganisatie of overdracht van activiteiten van Something Green, waarbij wij onze bedrijfsactiviteiten reorganiseren, overdragen, staken of indien wij failliet gaan, kan dit betekenen dat jouw gegevens aan nieuwe entiteiten of derden worden overgedragen die onze bedrijfsactiviteiten geheel of gedeeltelijk overnemen. Wij zullen in redelijkheid trachten jou van tevoren op de hoogte te brengen van het feit dat wij jouw gegevens aan deze derden bekendmaken, maar je erkent ook dat dit niet onder alle omstandigheden technisch of commercieel haalbaar is, of in bepaalde gevallen niet toelaatbaar zal zijn.

Daarnaast zal Something Green bepaalde persoonsgegevens desgevallend kunnen doorgeven aan de onderaannemers waarmee wij samenwerken zoals bv. het bedrijf dat instaat voor de levering teneinde de overeenkomst te kunnen uitvoeren waarom je hebt verzocht. We verbinden ons ertoe om in dat geval enkel die persoonsgegevens over te maken die noodzakelijk zijn om de overeenkomst uit te voeren.

5. Duur van de verwerking?

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de relatie tussen Something Green en jou.

 Klantgegevens bewaren wij tot 5 jaar na het plaatsen van de laatste bestelling.

De persoonsgegevens in onze boekhouding bewaren wij voor een duur van minimaal 7 jaar.

Cv’s die wij ontvangen van personen die wij niet geschikt achten, verwijderen wij onmiddellijk uit onze systemen. Cv’s van personen die wij wel geschikt achten maar die niet onmiddellijk (kunnen) worden geselecteerd, kunnen wij bewaren gedurende een periode van 1 jaar indien de sollicitant zijn toestemming geeft.

6. Jouw rechten

Met betrekking tot uw persoonsgegevens heb je ook een aantal rechten:

Recht op toegang en inzage.

Je hebt recht op inzage tot de persoonsgegevens die wij over jou hebben verzameld. Dit betekent dat je kan opvragen of wij persoonsgegevens over jou verzamelen, welke gegevens dat zijn, waarvoor wij die verwerken en waarom, maar ook met welke categorieën van derden wij deze eventueel delen. Wij hebben 30 dagen om jouw vraag te verwerken en te beantwoorden.

Recht op verbetering, verwijdering en beperking.

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens die onvolledig, fout, verouderd of ongepast zijn, te laten verwijderen of aanpassen. Hiervoor kan je contact opnemen met ons. Vervolgens passen wij de informatie aan of verwijderen we deze binnen de wettelijk vastgestelde termijnen. Wij vragen jou daarbij om ook zelf actief wijzigingen in uw persoonsgegevens te melden zodat we jouw gegevens up-to-date kunnen houden.

Recht op verzet tegen de verwerking van jouw gegevens voor direct marketing.

Je hebt het recht om, zonder opgave van reden, je te verzetten tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden.

Recht van vrije gegevensoverdracht.

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.

Recht van intrekking van de toestemming.

Voor zover de verwerking gebaseerd is op jouw voorafgaande toestemming, beschik je steeds over het recht om die toestemming in te trekken.

Automatische beslissingen en profiling.

De verwerking van jouw persoonsgegevens omvat geen profiling en je zal door ons niet aan geautomatiseerde gegevensverwerking worden onderworpen.

Recht om klacht in te dienen:

Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: contact@apd-gba.be.

7. Vragen?

Heb je vragen, wens je meer informatie over ons privacybeleid of heb je klachten in verband met je privacy, inclusief het uitoefenen van je rechten?

Dan kan je contact opnemen met ons hetzij per e-mail naar hello@somethinggreen.be, hetzij per post naar Something Green BV, met maatschappelijke zetel te Blindestraat 24, 2800 Mechelen.